Đối với bất kì một cửa hàng bán lẻ thì việc xây dựng quy trình quản lý kho hàng đóng một vai trò rất quan trọng. Một quy trình quản lý kho hàng tốt sẽ giúp cửa hàng bán lẻ cắt giảm các chi phí, giải quyết các vấn đề hoàng hóa đơn giản, góp phần đưa cửa hàng bán lẻ phát triển bền vững.
Bước 5: Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không
Tại nước nhập khẩu, tại quy trình làm hàng nhập của forwarder sẽ nhận ủy quyền của chủ hàng làm thủ tục hải quan nhập khẩu bằng đường hàng không. FWD sẽ thực hiện khai báo điện tử trước khi hàng về, quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu, sẽ trải qua các bước như sau:
Bước 5: Người nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng đến
Trước ngày tàu cập ít nhất 1 ngày, người mua sẽ nhận được thông báo hàng đến từ hãng tàu hoặc forwarder. Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy thông báo chi tiết của hãng tàu/đại lý giao nhận.
Nhằm thông báo thời gian dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hóa,…).
Ngoài ra, sẽ có thêm các phụ phí (local charges). Nếu nhập hàng thông qua forwarder, người mua đến lấy lệnh giao hàng (D/O) bao gồm các giấy tờ sau:
+ Giấy ủy quyền (nếu có yêu cầu)
Hiện nay vì tình hình dịch bệnh căng thẳng, đại lí và cảng sẽ phát hành EDO và QR scan để người nhập khẩu có thể khai thác hàng mà không cần lấy lệnh bản cứng (trừ trường hợp hàng kiểm hóa, hàng quá cảnh, di lý).
Lưu ý: Khi nhận giấy báo hàng đến, ngoài kiểm tra thông tin ngày hàng đến, cảng đến, số cont/seal, cũng như số lượng, trọng lượng hàng,….anh/chị nên kiểm tra các chi phí kèm theo, cụ thể là cước tàu/hàng không (ocean freight/air freight) và các khoản local charge tại cảng đến, xem đã đúng với báo giá ban đầu chưa. Ngoài những chi phí trên, doanh nghiệp cần phải đóng các phí khác cho cảng như lift on lift off, cơ sở hạ tầng, phí lưu kho lưu bãi (nếu phát sinh).
Bước 9: Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển cần phải được lưu trữ kỹ lưỡng ít nhất 5 năm để đối chiếu trong trường hợp có phát sinh, khiếu nại,…sau thông quan.
Kinh nghiệm quản lý kho hiệu quả
Quy trình quản lý kho hàng được sắp xếp khoa học sẽ giúp quá trình vận hành đạt hiệu suất cao và dễ dàng cho việc tìm kiếm, kiểm kê và đánh giá một cách khách quan nhất.
Ngoài kỹ năng sắp xếp logic, hiệu quả bạn cũng cần chuẩn bị các kệ hàng để bảo quản hàng hóa trong điều kiện tốt nhất; tránh các tác động ngoại lực làm ảnh hưởng đến chất lượng, bao bì. Nên chọn cách bố trí kho hàng thành các khu vực cụ thể để sắp xếp các mặt hàng phù hợp như hàng khô, hàng cần nhiệt độ mát, hàng có mùi, hàng hóa chất, hàng dễ cháy. Điều này giúp tránh sự ảnh hưởng làm giảm chất lượng lẫn nhau giữa các mặt hàng cũng như tạo thuận tiện cho quá trình xuất nhập, quản lý.
Bạn có thể sắp xếp kho theo mã SKU (mã hàng hóa) như một số cửa hàng bán lẻ khác đang làm. Theo đó hàng hóa được đặt tên dựa vào vị trí đặt và tính chất của hàng sao cho khi nhìn vào tên gọi sẽ xác định được vị trí của loại hàng đó.
Bước 6: Khai báo hải quan hàng nhập, mở và thông quan tờ khai
Đây là bước quan trọng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Còn trong quá trình làm thủ tục hải quan thì chuẩn bị chứng từ ở bước 4 là khâu quan trọng nhất.
Để có thể tiến hành khai báo hải quan, bạn cần phải chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Sau khi truyền tờ khai sẽ nhận được 1 trong 3 kết quả phân luồng sau:
Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thu vào thì có thể in được mã vạch thì tiến hành thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm 1 bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo, người nhập khẩu sẽ tiến hành mở tờ khai. Để thực hiện được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
Các chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Sau khi hoàn thành việc nộp thuế và tờ khai được thông quan, người nhập khẩu có thể tiến hành in mã vạch. Nộp mã vạch + tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít nhất là 2 bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và trả lại cho doanh nghiệp 1 bộ, còn 1 bộ hải quan sẽ giữ.
Dịch vụ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của Hừng Á Logistics
Từ khi thành lập đến nay Hừng Á Logistics không ngừng phát triển và đã tạo được chổ đứng vững chắc trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không tại Việt Nam. Hiện nay Hừng Á Logistics đã đang và có hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không quốc tế lớn trên thế giới với tần suất bay cao, tải trọng lớn và bay đến hầu hết mọi nơi trên thế giới như: Vietnam Airlines, Air Mauritius Cargo, British Airways World Cargo, Singapore Airlines, Thai Airways, Garuda Indonesia Airways…. Là đối tác tin cậy của các hãng hàng không, Hừng Á Logistics có những điều kiện thuận lợi nhất để cung cấp cho khách hàng những dịch vụ giao nhận hàng không chất lượng cao từ Việt Nam đến các sân bay quốc tế lớn trên thế giới.
Hừng Á Logistics cung cấp dịch vụ quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không trọn vẹn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng với các dịch vụ chủ yếu bao gồm:
Quy trình quản lý kho chi tiết
Quản lý kho là quy trình cửa hàng bán lẻ kiểm soát và quản lý các hoạt động của kho từ khi hàng hoá hoặc nguyên vật liệu vào kho cho đến khi xuất hàng đi.
Quy trình quản lý kho cơ bản sẽ bao gồm 7 bước: nhập kho, lưu kho, nhặt hàng, đóng gói – xuất kho, hoàn hàng, kiểm hàng và báo cáo kiểm toán. Các bước quản lý kho cụ thể như sau:
Nhập kho là bước đầu tiên trong quy trình quản lý kho và cũng là bước quan trọng nhất giúp quản lý tồn kho chính xác. Để thực hiện đúng quy trình nhập kho, bạn cần kiểm tra nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng và đúng thời điểm. Nếu không thực hiện nghiêm túc thì có thể dẫn đến nhập kho sai, dẫn đến ảnh hưởng tới bước tiếp theo.
Việc nhập kho kỹ càng, cẩn thận cũng sẽ giúp bạn lọc ra được những sản phẩm bị hỏng hóc, tránh được thất thoát, thiệt hại cho cửa hàng khi bán hàng sau này. Để tối ưu được bước nhập kho, khi liên hệ với nhà cung cấp, bạn có thể đưa ra 1 số yêu cầu về đóng gói như:
- Kích thước, khối lượng tối đa của 1 thùng hàng
- Số lượng sản phẩm trong 1 thùng
- Vị trí dán nhãn và các thông tin cần có trên nhãn,...
Trong trường hợp nhà cung cấp không đáp ứng theo yêu cầu của bạn thì họ cần gửi cho bạn tất cả các thông tin trên và thời gian giao hàng trước khi bạn nhập hàng. Từ đó bạn có thể nhanh chóng bao quát cũng như sắp xếp nhân lực để nhận hàng vào thời gian phù hợp. Khi nhận hàng, người bàn giao hàng cần phải có phiếu xuất hàng của nhà cung cấp trong đó thống kê đầy đủ các loại sản phẩm và số lượng của từng mặt hàng, thời gian xuất hàng cũng như xác nhận của thủ kho phía nhà cung cấp. Người tiếp nhận hàng hoá sẽ kiểm tra niêm phong của từng thùng hàng đồng thời kiểm đếm số lượng hàng hoá sau đó cho tiến hành xếp dỡ. Cuối cùng, bạn xác nhận số lượng nhận, tình trạng hàng hoá (mã sản phẩm, số lô,… nếu cần thiết) vào phiếu và đưa lại cho nhà cung cấp 1 bản.
Sau khi nhập kho hàng hóa từ nhà cung cấp, bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho là lưu kho. Sau khi nhận hàng bạn cần sắp xếp hàng hóa vào trong kho sao cho khoa học và hợp lý.
Điều này không chỉ giúp bạn sắp xếp kho nhanh hơn, tối đa hoá không gian kho cũng như dễ dàng tìm kiếm và nhặt hàng khi bán hàng.
Lưu kho là bước dễ bị xem nhẹ trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên đây lại là bước giúp tăng hiệu quả quản lý kho.
Khi xếp dỡ hàng hoá vào các kệ trong kho, bạn nên xếp cùng 1 sản phẩm trên cùng 1 ngăn kệ để đỡ mất thời gian tìm kiếm cũng như hạn chế nhầm lẫn khi nhặt hàng.
Nếu không có nhiều không gian thì có thể xếp mỗi hàng trong 1 kệ là 1 sản phẩm khác nhau.
Nhặt hàng là hành động thu thập hàng trong kho để thực hiện đơn hàng của khách hàng. Đây là bước tốn kém nhất trong quy trình quản lý kho hàng, chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hành kho. Chính vì vậy, khi tối ưu được quy trình này bạn sẽ giảm đáng kể chi phí đồng thời tăng hiệu quả quản lý kho, hạn chế nhầm lẫn hàng hoá, giúp tăng trải nghiệm của khách hàng. Nếu như bước lưu kho trong quy trình quản lý kho ở trên được thực hiện tốt thì việc nhặt hàng không có gì khó khăn cả.
Hiện nay, có thể chia làm 2 cách nhặt hàng:
- Nhặt theo đơn hàng: Khi có đơn hàng, nhân viên bán hàng sẽ in đơn hàng ra và giao cho nhân viên kho để nhặt các sản phẩm có trong đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các cửa hàng kinh doanh nhỏ, có ít đơn hàng trong ngày.
- Nhặt theo cụm: Nhân viên bán hàng sẽ nhóm nhiều đơn hàng với nhau, sau đó xuất ra danh sách các mặt hàng kèm số lượng. Nhân viên kho sẽ nhặt hàng theo số lượng các sản phẩm đó, sau khi hoàn thành mới chia ra các đơn hàng. Cách nhặt hàng này sẽ phù hợp với các cửa hàng có nhiều đơn hàng giúp bạn có thể hoàn thành được nhiều đơn hàng cùng lúc.
Đóng gói là bước tiếp theo trong quy trình quản lý kho giúp bạn gom lại các sản phẩm theo từng đơn hàng sau khi nhặt hàng và chuẩn bị vận chuyển cho khách. Việc này cần được xử lý cẩn thận, chính xác, hạn chế sai sót, nhầm lẫn dễ dẫn đến hoàn hàng.
Quy định đóng gói của mỗi cửa hàng có thể khác nhau nhưng cần đáp ứng được 2 mục đích quan trọng:
- Đảm bảo an toàn, giảm thiểu tối đa hư hại cho hàng hoá trong quá trình giao vận
- Tối ưu khối lượng của gói hàng để giảm thiểu chi phí giao hàng
Sau khi hoàn thành đóng gói bạn sẽ giao cho đơn vị vận chuyển, lúc này hàng hóa sẽ được ghi nhận là đã xuất kho và trừ đi trong số lượng tồn kho.
Đương nhiên không nhà bán hàng nào lại mong muốn có bước này, tuy nhiên thực tế không thể tránh khỏi là vẫn có 1 tỷ lệ nhất định số lượng đơn hàng bị trả lại. Trả hàng là 1 quy trình khá phức tạp, tuy nhiên có 1 số nguyên tắc về quản lý kho khi trả hàng bạn cần tuân thủ:
- Khách trả hàng cần đúng theo chính sách trả hàng và nêu rõ nguyên nhân và những lý do trả hàng này cũng cần được ghi lại cẩn thận để có thể đưa ra các điều chỉnh phù hợp để giảm tỷ lệ hoàn hàng.
- Có quy định với các hàng hoá bị trả lại ví dụ: nhập lại vào kho, sửa chữa, tái chế, tiêu huỷ hay trả lại cho nhà sản xuất,…
- Doanh thu, lợi nhuận của mặt hàng bị hoàn lại cũng cần phải được khấu trừ tương ứng.
Kiểm hàng là hoạt động cần được thực hiện thường xuyên chứ không phải 1 năm mới làm 1 lần hoặc chỉ khi nào phát hiện ra vấn đề, thất thoát kho mới tiến hành kiểm kho. Bạn chỉ cần đảm bảo kho luôn sắp xếp gọn gàng và có 1 quy trình kiểm kê kho hàng hợp lý thì việc kiểm kho sẽ diễn ra trơn tru, nhanh gọn lẹ hơn. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng, việc kiểm kê hàng hoá sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Chỉ với 1 chiếc máy quét mã vạch, bạn quét mã vạch trên từng sản phẩm để đếm số lượng thực tế có trong kho. Sau khi hoàn thành kiểm kho, bạn có thể thực hiện cân bằng kho để số lượng tồn kho trên phần mềm được cập nhật đúng theo số lượng thực tế đã kiểm đếm.
Dùng thử miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn - Quản lý kho hàng, kiểm soát hàng hóa chính xác chỉ với 8k/ngày
Các thống kê, báo cáo kho sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. Tất cả các đơn hàng xuất ra đều được ghi chép lại số liệu cụ thể từng chi tiết một, có thể thông qua một số phương pháp nhanh, đơn giản đó là sử dụng phần mềm quản lý kho.
Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.
- Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
- Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của cửa hàng và các chi nhánh (nếu có)
- Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
- Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
- Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hóa bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.
